Η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης του φυσικού αρχείου της εταιρείας εξαρτάται από την εφαρμογή των εργαλείων και ειδικών μεθόδων. Πολύ περισσότερο από μια απλή νομική παρόρμηση να συμμορφωθεί, αρχειοθέτηση είναι μια αναγκαιότηταΗ καλή διαχείριση που ανταποκρίνεται στα πραγματικά οικονομικά ζητήματα. Η διαχείριση των αρχείων, την ενδιάμεση και τη διαχείριση των αρχείων για τις δύο υπηρεσίες δεν διαμερίσματα και συντονίζονται μεταξύ τους: η υπηρεσία αρχείων και τα αρχεία αποθετήριο. Ως εκ τούτου, η αρχειοθέτηση των εγγράφων σε χαρτί, είναι μια διαδικασία που μπορεί να είναι γρήγορα περίπλοκη, αν οι κανόνες και καλές πρακτικές, αν αυτές δεν πληρούνται, τόσο όσον αφορά την ταξινόμηση, στην αποθήκευση. Ανεξάρτητα από τη μορφή ή τη δραστηριότητα της εταιρείας, τη διαχείριση των αρχείων είναι μια ανάγκη. Άρχισε ελαφρά τη καρδία, αν και είναι βασισμένο στις ενέργειες εκ των προτέρων απλή: ο στόχος του αρχείου είναι, αφενός, να διατηρήσει και να κρατήσει τα έγγραφα της εταιρείας, σε καλή κατάσταση, και από την άλλη να τα βρείτε ή να τα επιστρέψει ανά πάσα στιγμή. Αυτός είναι ο λόγος, δεν μειώνεται σε ένα απλό αποθήκευσης, προκειμένου να συμμορφωθούν με την περίοδο διατήρησης των εγγράφων, αλλά βασίζεται σε μια συνολική διαχείριση του εγγράφου αρχειοθέτησης, η οποία αποτελεί μέρος ενός αρχειοθέτηση πολιτική που θα είναι αποτελεσματική και βιώσιμη, από τη δημιουργία μέχρι την καταστροφή των αρχείων. Η διαχείριση του το τρέχον και τα ενδιάμεσα αρχεία για διοικητικούς σκοπούς, απαιτεί συγκεκριμένα εργαλεία και συγκεκριμένες μεθόδους, λαμβάνοντας υπόψη το σύνολο των περιορισμών που σχετίζονται με τη διαχείριση των εγγράφων. Αυτή η αρχειοθέτηση διαδικασία απαιτεί περισσότερη αυστηρότητα και τη λογική, επειδή περιλαμβάνει: Τη διαχείριση του φυσικού αρχείου και των αρχείων) δεν μπορεί να είναι αυτοσχέδια.
Να εφαρμόσει ένα ισχυρό και αποδεδειγμένη βοηθά ώστε να εξασφαλίζεται η προσβασιμότητα, η αξιοπιστία και ακεραιότητα των εγγράφων.
Αυτό το σύστημα εξασφαλίζει την υποστήριξη του εγγράφου από τη δημιουργία έως την αρχειοθέτηση. Προσφέρει πολλές δυνατότητες, όπως η εφαρμογή των διαδικασιών και των δικαιωμάτων πρόσβασης.
Όσον αφορά τη ρύθμιση για να συμμορφωθεί με, υπάρχουν πρότυπα που αφορούν την αρχειοθέτηση, και ιδίως το πρότυπο το οποίο εξασφαλίζει: Για τη συγκεκριμένη περίπτωση επίσημα έγγραφα, το πρότυπο εξασφαλίζει τον κανονισμό της σύνταξής τους, έτσι ώστε το πρότυπο, ώστε να είναι υπεύθυνη για τη ρύθμιση, τα αρχεία δεδομένων.
Αυτά τα πρότυπα ή διαβιβάζονται ενδεικτικά, δεν είναι υποχρεωτική και δεν είναι πάντα εγγύηση για το απόλυτο επαγγελματισμό.
Αυτό δεν θα επαναληφθεί ποτέ αρκετά, δεν πρέπει να ξεγελαστούν από τα πρότυπα.
Είναι στην ανταλλαγή με το τρίτο πρόγραμμα, την εμπειρία και την κατανόηση των πραγματικών αναγκών, θα βρείτε το ηχείο που χρειάζεστε. Τα αρχεία είναι διαθέσιμα σε όλα τα έγγραφα που παράγονται ή λαμβάνονται από την επιχείρηση κατά τη διάρκεια οποιουδήποτε φορολογικού έτους της δραστηριότητάς του. Κατά συνέπεια, θα πρέπει να διατηρηθεί: εντοπίζουν κάθε οικονομική και κοινωνική δραστηριότητα της εταιρείας. Ως προς τα υποστρώματα, είναι ποικίλες: Η πραγματική διαχείριση εξαρτάται από τον τύπο των μέσων μαζικής ενημέρωσης για να αποθηκεύουν και να ταξινομούν, αλλά και για την αρχειοθέτηση πολιτική που υιοθετήθηκε από την εταιρεία (που είναι κατάλληλες για την οργάνωση και το είδος της δραστηριότητας), όπως το συγκεκριμένο τύπο του κάθε αρχείου (θεωρία των τριών ηλικιών): Συχνές Ερωτήσεις που αντιμετωπίζουν οι φορείς χάραξης πολιτικής στον τομέα της ταξινόμησης και αρχειοθέτησης των εταιρικών εγγράφων, την αρχειοθέτηση των εγγράφων της εταιρείας πληροί τους βασικούς κανόνες για να ακολουθήσουν για την ταξινόμηση χρήσιμο, αποτελεσματικό και βιώσιμο σε μια σειρά εγγράφων της εταιρείας. Ένα ή τον άλλο χρόνο, μια εταιρεία που αντιμετωπίζει το πρόβλημα της αρχειοθέτησης και της κατάθεσης, το οποίο πρέπει να το διαχειριστεί, αφού έχουν παραχθεί ή παραληφθεί. Ας το συνωστισμό των εγγράφων δεν είναι η λύση Για να βρείτε μια υγιή κατάσταση, υπάρχουν διαδικασίες κατάταξης που ορίζεται από τον γενικό όρο για τη Διαχείριση Αρχείων. Είναι ένα εργαλείο για τη διαχείριση αρχείων που συνιστά για τη θεραπεία τους, όπως της δημιουργίας τους: Το πεδίο εφαρμογής του περιορίζεται στην τρέχουσα και ενδιάμεσα, λαμβάνοντας υπόψη: Την άποψη των προτύπων και κανονισμών, είναι μια διαδικασία αρχειοθέτησης. επίσης πλαίσιο Διαχείριση αρχείων έχει το αντικείμενο του, ένα διεθνές πρότυπο, το, απέκτησε το από το ç, υπό τον τίτλο.
Αρχεία Διαχείρισης, ως εκ τούτου, έχει ως στόχο την καταγραφή και την εξέταση του εγγράφου, από τη δημιουργία και, ως εκ τούτου, ανάντη του ντοκιμαντέρ διαδικασία.
Γι αυτό και περιλαμβάνει την προσέγγιση της ταξινόμησης σχέδιο ή την ταξινόμηση σχέδιο, συμπεριλαμβανομένων: Τι διαφοροποιεί την ταξινόμηση της αποθήκευσης, είναι όμορφο και καλά τεθεί σε εφαρμογή πριν από τη διαχείριση, σύμφωνα με ένα σύστημα ταξινόμησης λογική και ιεραρχική. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο για την υπηρεσία που είναι υπεύθυνη για την εφαρμογή της ταξινόμησης σχέδιο θέσουμε τις σωστές ερωτήσεις, και συγκεκριμένα: Την ταξινόμηση του τρέχοντα αρχεία είναι θεμελιώδους σημασίας, είναι είπε να είναι πρωτότυπο και συνεπές, λόγω του γεγονότος ότι πρέπει να σέβεται τη ζωή των αρχείων και ότι, ως εκ τούτου, γίνεται η αντανάκλαση της δραστηριότητας της εταιρείας. Για να το κάνετε έτσι, μια κατάταξη γίνεται από την δημιουργία του αρχείου και δεν μετά το γεγονός, ούτε να μειωθεί η συμφόρηση στο σωρό από αρχεία που είναι αποθηκευμένα χωρίς να έχουν υποβληθεί σε επεξεργασία ή να ταξινομηθούν. Πώς να ταξινομούν, να απαιτεί αυστηρότητα Είναι μια έγκυρη μέθοδος, ανεξάρτητα από το είδος των αρχείων (ρεύμα, ενδιάμεση, τελική). Είναι με βάση τη διάκριση σχετικά με τη φύση του υλικού: Η κατάταξη είναι γρήγορη και αποτελεσματική, όταν είχε ξεκινήσει ήδη από τη φάση της παραγωγής των αρχείων. Ως εκ τούτου, είναι σαφές ότι η δημιουργία ενός ταξινόμηση σχέδιο δεν είναι αυτοσχέδια και απαιτεί πολλές απαιτήσεις, προκειμένου να είναι αποτελεσματική. Γι αυτό πρέπει να είναι δομημένη για να προσαρμοστούν: πρέπει να πέφτουν συνεχώς στην προοπτική της έρευνας των εγγράφων (πώς να βρείτε εύκολα ένα έγγραφο.) και ως εκ τούτου θα πρέπει να είναι ολοκληρωμένη.
Δομικά, το σχέδιο ταξινόμησης που λειτουργεί με λογικό και δομημένο τρόπο.
Τα έγγραφα κατηγοριοποιούνται και διανέμονται σύμφωνα με μια λογική διάταξη και ιεράρχηση από το γενικό στο ειδικό. Ο στόχος είναι να συμπεριλάβει όλα τα έγγραφα χωρίς απώλεια ακρίβειας. Η ολοκληρωμένη φύση οφείλεται στο γεγονός ότι αυτός είναι υπεύθυνος για την αρχειοθέτηση όλων των εγγράφων που αντανακλούν τις εργασίες της εταιρείας, τις δραστηριότητές της. Ένα σύνολο εγγράφων που κατατάσσονται ανεξάρτητα από τον τύπο του μέσου αποθήκευσης (έγγραφο, φωτογραφία, των ηλεκτρονικών δεδομένων) Τέλος, υπάρχουν τρεις τύποι ταξινόμησης σχέδιο ανάλογα με το είδος της δραστηριότητας της επιχείρησης (λειτουργίες και δραστηριότητες), την οργάνωση (δομή, λειτουργία) και από το αντικείμενο. Όπως και τα αρχεία της εταιρείας είναι μια αντανάκλαση της δραστηριότητα, μια προτίμηση, κάθε αντάλλαγμα που δίνεται στο σύστημα ταξινόμησης λειτουργικό. Ωστόσο, ένας συνδυασμός των μεθόδων δεν είναι να αποκλείσει, με την προϋπόθεση, φυσικά, να μην αναμιγνύετε τις βάσεις της διαίρεσης, και να θέσει όλους τους φακέλους στο ίδιο επίπεδο. Τέλος, η επιτυχία ενός συστήματος ταξινόμησης θα εξαρτηθεί από την υπηρεσία αρχειοθέτησης που η κατασκευή αποτέλεσμα μια τέλεια γνώση της λειτουργίας, των δραστηριοτήτων της εταιρείας και την υπηρεσία που διαχειρίζεται. Αυτός είναι ο λόγος για μια έρευνα εκ των προτέρων, είναι απαραίτητο να αναπτυχθεί ένα σχέδιο για την ταξινόμηση των. Χάρη στην εφαρμογή Διαχείρισης Αρχείων εντός της εταιρείας που θέλει να διαχειριστεί αποτελεσματικά τα αρχεία, είναι τώρα δυνατό για αυτό το τελευταίο: η διαχείριση των αρχείων που υπόκεινται σε σχέδιο για την αποτελεσματική ταξινόμηση οδηγεί αναπόφευκτα σε αύξηση του χρόνου και της παραγωγικότητας της εταιρείας και μείωση του κόστους διαχείρισης προς την ίδια κατεύθυνση. Στην πραγματικότητα, μια ταξινόμηση συστηματοποίησε αρχεία συνεπάγεται την κυκλοφορία και την πρόσβαση διευκολύνεται σε μεγάλο βαθμό, συμβάλλοντας έτσι στην ανάπτυξη της απόδοσης της εταιρείας. Η λογική της αρχειοθέτησης θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τη διάρκεια της νόμιμης διατήρησης εγγράφων, προκειμένου να καθορίσει για πόσο διάστημα παραγωγός έχει ένα ενδιαφέρον για τη διατήρηση του αρχειακού υλικού, και η μοίρα των εγγράφων αυτών στο τέλος αυτής της περιόδου του χρόνου.
Η απογραφή Βιβλίο συνδυάζοντας την ποσότητα και την αξία των περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων που προσδιορίζονται στον κατάλογο.
Το βιβλίο αυτό περιέχει τις γραφές από το βιβλίο-εφημερίδα αναλυτικά, σύμφωνα με το σχέδιο των λογαριασμών της εταιρείας, την τήρηση και επικύρωση των βιβλίων που απαιτούνται.
